«Ерунда, за пять минут управлюсь»: почему нам так трудно оценить, сколько времени нужно для дела, — и 5 приемов, чтобы этому научиться

Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда составили плотный график дел на день. Но уже к обеду понимаете, что выбились из сроков и ничего не успеваете.

Хорошая новость в том, что вы не одиноки. И дело вовсе не ваших способностях. Большинство людей систематически недооценивают затраты времени и средств на разные проекта, а также возможные риски, одновременно переоценивая выгоды. Это явление получилос название ошибка планирования (planning fallacy) и впервые было описано психологами Даниэлем Канеманом и Амосом Тверски.

Карлос Алос-Феррер, доктор экономических наук, профессор экономики Ланкастерского университета и главный редактор журнала Journal of Economic Psychology, объяснил изданию Psychology Today, как избежать подобных когнитивных искажений и распределить время правильно.

Почему мы неправильно оцениваем реальные затраты времени: объяснение психологов

Итак, ситуация: рабочий день почти завершен, вы спешите домой, но нужно еще отправить письмо коллеге. По оценкам, это займет всего пару минут, вы садитесь за компьютер и начинаете печатать. Увы, времени уходит гораздо больше, и вы опаздываете на электричку. Что же случилось?

Скорее всего, вы представляли, что быстро напечатали текст, может быть, разок его перечитали и отправили. И не учли, что придет еще три срочных сообщения, а еще придется искать презентацию, которую надо прикрепить к письму. Все дело в том, что при планировании мы склонны фокусироваться на самой задаче и упускать из виду неизбежные мелкие помехи, осложнения и отвлекающие факторы, которые возникают а процессе.

Ошибка планирования также объясняет, почему крупные проекты — от ремонта квартиры до выпуска программного обеспечения — регулярно выходят за рамки бюджета и сроков. И если думаете, что такое происходит только в России, то ошибаетесь.

Вот пример из страны, которая для многих — символ пунктуальности и техничности: Германия. Новый аэропорт Берлина должен был открыться в 2011 году и стоить 2 миллиарда евро. Но заработал лишь в 2020 и обошелся более чем в 6 миллиардов евро. И таких примеров множество.

В коллективных проектах сложность еще и в том, что каждый участник делает оптимистичные прогнозы, а в итоге ошибки планирования дополняют друг друга и формируются совершенно нереалистичные ожидания.

Проблему усугубляет и ловушка невозвратных затрат (sunk cost fallacy) — склонность людей не признавать провала, когда затраты растут, сроки срываются, и продолжать вливать в проект еще больше времени и денег. В итоге расходы еще больше растут!

Как избежать ошибок планирования: 5 важных шагов

Ошибка планирования может вам дорого обойтись — и речь не только о деньгах. Вы можете подорвать свою репутацию, потерять заказчиков, утратить доверие коллег и близких людей. Неумение планировать съедает ваше время и ресурсы, вы упускаете ценные возможности. А еще вы постоянно находитесь в режиме гонки, а лишний стресс влияет и на здоровье.

Что же делать? Как же научиться планировать затраты времени правильно? Вот несколько эффективных стратегий, которые рекомендуют психологи и опытные менеджеры.

1. Изучайте себя

Вместо того чтобы размышлять о текущей задаче, опирайтесь на фактический опыт, свой или чужой. Даниэль Канеман и Дэн Ловалло предложили различать внутреннюю перспективу (inside view) — когда вы смотрите только на конкретную текущую задачу — и внешнюю перспективу (outside view), при которой привлекаете данные о том, как подобные задачи выполнялись ранее — вами или другими людьми. При внешней перспективе оценки намного точнее.

Лучше всего фиксировать свой опыт письменно. Например, вам нужно понять, сколько времени займет подготовка статьи. Загляните в свои записи по трем предыдущим статьям. А еще, помните: нужно учесть не только время написания текста, но и поиска информации, правок и верстки.

2. Добавляйте запас времени на каждую задачу в процентах

Добавлять запас времени — хорошая идея. Но речь не просто о лишних пяти минутах. Психологи рекомендуют добавлять к своим оценкам процент времени, а не фиксированное количество минут или часов. Например, вы планируете разделаться с задачей за 1 час. Прибавьте еще 25%, то есть 15 минут. Если времени все равно не хватило, в следующий раз добавьте 50%. А если успели завершить задачу быстрее — немного сократите запас. И не расстраивайтесь, если в итоге приходится прибавлять по 150% — да, мы действительно НАСТОЛЬКО неточно оцениваем, сколько времени займет тот или иной вид работ.

3. Делите задачи на шаги

При оценке затрат времени на крупные и сложные проекты ошибка планирования особенно вероятна. Ведь в них слишком много неизвестных. Решение: разбить большой проект на небольшие, более предсказуемые этапы и оценивать длительность каждого. Гораздо проще прикинуть, сколько времени потребуется на «сбор данных о продажах за прошлый квартал», чем на «подготовку отчета о работе отдела».

4. Планируйте от обратного

Если у вас есть конечный срок, двигайтесь пошагово в обратном порядке используя оценки из предыдущих аналогичных проектов и ставя вопрос: что надо сделать, чтобы уложиться в срок? Ведите календарь распределения работ. Про запас времени не забываем: стресс нам не нужен. Вы ведь не хотите заканчивать работу в последнюю возможную минуту?

5. Используйте стратегии реализации намерений

Размытые обещания редко работают. Специалисты советуют: формулируйте планы в формате «реализации намерения» (implementation intentions). Выглядит это так: «В 9 утра во вторник я потрачу 30 минут на составление коммерческого предложения». Или: «Как только я получу данные о продажах, сразу построю графики за квартал». Психологи Петер Голлвитцер (Peter Gollwitzer) и Анья Ахтцигер (Anja Achtziger) доказали, что этот простой прием удивительно эффективен.

Если приучить себя более реалистично оценивать свое время, можно снизить уровень стресса, выполнять работу качественнее и укрепить репутацию надежного человека. Но самое важное: как это ни парадоксально, вы еще и сэкономите время. Ведь заканчивая дела в срок, вы освободите время и силы для творчества или новых проектов.

Поэтому в следующий раз, когда поймаете себя на мысли «тут дел-то на пару минут», остановитесь и вспомните об ошибке планирования. Пессимистично оценивать свои способности не стоит, а вот реалистично оценивать ситуацию, учитывая сложность и непредсказуемость мира, однозачно да. И преимущество такого подхода вы оцените очень скоро!