«Ерунда, за пять минут управлюсь»: почему нам так трудно оценить, сколько времени нужно для дела, — и 5 приемов, чтобы этому научиться

Наверняка вы сталкивались с ситуацией: обещаете сделать презентацию к к четвергу, уверяете знакомого, что выйдете из дома через десять минут, или составили плотный график дел на день. А потом сроки слетают, вы везде опаздываете и растерянно думаете, почему снова не уложились в срок.

Вы не одиноки — и дело не ваших способностях. Большинство людей систематически недооценивают затраты времени, средств, а также риски будущих действий, одновременно переоценивая их выгоды. Это явление известно как ошибка планирования (planning fallacy) и впервые описано психологами Даниэлем Канеманом и Амосом Тверски.

Карлос Алос-Феррер, доктор экономических наук, профессор экономики Ланкастерского университета и главный редактор журнала Journal of Economic Psychology, объяснил изданию Psychology Today, как избежать подобных когнитивных искажений и распределить время правильно.

Почему мы не умеем оценивать реальные затраты времени: объяснение психологов

Представьте ситуацию: вы спешите домой, но нужно еще отправить письмо коллеге. По оценкам, это займет всего пару минут, вы садитесь за компьютер и начинаете печатать. Увы, времени уходит гораздо больше, и вы опаздываете на электричку. Что случилось?

Скорее всего, вы представляли, что быстро напечатали текст, может быть, разок его перечитали и отправили. Проблема в том, что при планировании мы фокусируемся на самой задаче и упускаем из виду бесчисленные мелкие помехи, осложнения и отвлекающие факторы, которые неизбежно возникают в процессе. Вы не учли, что получите еще три срочных сообщения или вам придется искать нужную ссылку, чтобы вставить в текст.

Ошибка планирования также объясняет, почему крупные проекты — от ремонта квартиры до выпуска программного обеспечения — регулярно выходят за рамки бюджета и сроков. И если думаете, что такое происходит только в России, то ошибаетесь.

Например, Сиднейский оперный театр в Австралии планировали закончить в 1963 году при бюджете в 7 миллионов долларов. В итоге его достроили лишь в 1973 году, потратив 102 миллиона. Новый аэропорт Берлина должен был открыться в 2011 году, бюджет — 2 миллиарда евро. Он открылся лишь в 2020 и обошелся более чем в 6 миллиардов евро. И таких примеров множество.

Отчасти причина в том, что в коллективных проектах каждый участник дает оптимистичные прогнозы, а в итоге ошибки планирования дополняют друг друга и формируются совершенно нереалистичные ожидания. Проблему усугубляет и ловушка невозвратных затрат (sunk cost fallacy) — склонность людей не признавать провала, когда затраты растут, сроки срываются, и продолжать вливать в проект еще больше времени и денег.

Как избежать ошибок планирования: 5 важных шагов

Ошибка планирования может вам дорого обойтись — и речь не только о деньгах. Нарушение сроков портит вашу репутацию, снижает доверие коллег, клиентов и просто близких. Неумение планировать съедает ваше время и ресурсы, вы упускаете ценные возможности. Если каждая задача отнимает больше времени, чем вы рассчитывали, вы постоянно находитесь в режиме гонки, а лишний стресс влияет и на здоровье.

Что же делать? Вот несколько эффективных стратегий, которые рекомендуют психологи и опытные менеджеры.

1. Изучайте себя

Вместо того чтобы размышлять о текущей задаче, опирайтесь на фактический опыт. Даниэль Канеман и Дэн Ловалло предложили различать внутреннюю перспективу (inside view) — когда вы смотрите только на конкретную текущую задачу — и внешнюю перспективу (outside view), при которой вы смотрите на то, как подобные задачи выполнялись ранее. Для более точных прогнозов они советовали использовать именно внешнюю перспективу.

Спросите себя: сколько времени нужно другим людям, чтобы выполнить подобную работу? Почему вы думаете, что справитесь быстрее?

Или вспомните, сколько времени у вас заняло выполнение аналогичной работы в прошлый раз.

Лучше всего вести записи. Например, прежде чем оценить, сколько времени нужно на подготовку презентации, загляните в свои записи про три предыдущих презентации. Учитывайте не только время написания текста, но и поиск информации, правки и оформление.

2. Добавляйте запас времени на каждую задачу в процентах

Добавлять запас времени — хорошая идея. Но пара минут лишнего времени почти никогда не спасает.

Психологи рекомендуют добавлять к своим оценкам процент времени, а не фиксированное количество минут или часов. Например, если планируете уложиться в 1 час, прибавьте еще 25%, то есть 15 минут. Если все равно не уложились — в следующий раз добавьте 50%. Если же успели завершить задачу быстрее — немного сократите запас. Не стоит расстраиваться, если в итоге приходится прибавлять по 150% — мы действительно очень неточно оцениваем, сколько времени займет тот или иной вид работ.

3. Делите задачи на шаги

При оценке затрат времени на крупные и сложные проекты ошибка планирования особенно вероятна. Ведь в них слишком много неизвестных. Разбивайте большой проект на небольшие, более предсказуемые этапы и оценивайте длительность каждого. Гораздо проще прикинуть, сколько времени потребуется на «сбор данных о продажах за прошлый квартал», чем на «подготовку отчета о работе отдела».

4. Планируйте от обратного

Если у вас есть конечный срок, двигайтесь в обратном порядке, шаг за шагом, используя оценки из предыдущих аналогичных проектов. Ведите календарь распределения работ. А затем добавьте к своим оценкам еще немного времени, чтобы избежать стресса. Вы ведь вряд ли хотите заканчивать работу в последнюю возможную минуту?

5. Используйте стратегии реализации намерений

Размытые обещания и благие намерения редко работают. Вместо этого составляйте конкретные планы в формате «реализации намерения» (implementation intentions). Выглядят они так: «В 9 утра во вторник я потрачу 30 минут на составление коммерческого предложения». Или: «Как только я получу данные о продажах, сразу сделаю графики за квартал». Психологи Петер Голлвитцер (Peter Gollwitzer) и Анья Ахтцигер (Anja Achtziger) доказали, что этот простой прием удивительно эффективен.

Как только вы научитесь более реалистично оценивать свое время, вы снизите уровень стресса, сможете выполнять работу качественнее и укрепите репутацию надежного человека. Парадоксально, но так вы еще и сэкономите время. Ведь заканчивая все дела в срок, вы освободите время и силы для творчества или новых проектов (хотя и их стоит вносить в свои планы).

Поэтому в следующий раз, когда поймаете себя на мысли «тут дел-то на пять минут», остановитесь и вспомните об ошибке планирования. Мы не призываем вас стать пессимистами в оценке своих способностей, но реалистично оценивать ситуацию, учитывая сложность и непредсказуемость мира. В будущем вы будете благодарны себе за это!